Ohjeet aineiston käsittelystä

- kirjanpito

Suoriteperuste, maksuperuste ja laskuperuste ovat kirjanpidon tekemisessä käytettäviä kirjausperusteita. Ne vaikuttavat siihen, missä vaiheessa yrityksesi liiketapahtumista tehdään merkinnät kirjanpitoon.

Pääsääntöisesti yritysten kirjanpidot tehdään suoriteperusteisesti, mikä helpottaa talouden seurantaa ja pitää kirjanpidosta poimittavan tiedon aina ajantasaisena. Tällöin yrityksessä ollaan jatkuvasti kartalla siitä, milloin ja mistä rahaa on tulossa ja minne sitä on menossa.

  • Suoriteperusteisessa kirjanpidossa merkinnät tehdään sen mukaan, milloin palvelu tai tavara on luovutettu tai vastaanotettu.

Suoriteperusteista kirjanpitoa tehdään näin ollen kahdessa vaiheessa, eli esimerkiksi asiakkaalle lähetettävä myyntilasku merkitään ensin saatavaksi taseeseen ja voitoksi tuloslaskelmaan. Asiakkaan lopulta maksaessa laskunsa, maksu merkitään kirjanpitoon ja saatava poistuu taseesta. 

  • Maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa, että tulot ja menot merkataan kirjanpitoon sille päivälle, jona yrityksesi tililtä lähtee tai sinne tulee rahaa. Jos siis lähetät asiakkaallesi myyntilaskun 31. tammikuuta ja maksu saapuu tilillesi 15. helmikuuta, kirjaus tehdään jälkimmäiselle päivämäärälle.
  • Laskuperusteen käyttö taas tarkoittaa, että kirjaus tehdään laskussa olevan päivämäärän mukaisesti.

TALOUDENHOITAJAN TEHTÄVÄ

TOSITEAINEISTON KÄSITTELYN PERUSASIOITA

Tarkasta laskut ja tee hyväksymismerkinnät

Nido useampisivuiset laskut sekä lähetyslistat ym. liitteet yhteen vasemmasta yläkulmasta. Oikealta tai keskeltä nidottuja ei pysty lukemaan mapista, voit vaikka kokeilla.

Käytä lävistäjää. Mappiin ilman valmiita reikiä lyödyt paperit eivät liiku.

Suurimmalla osalla asiakkaista kirjanpito tehdään suoriteperusteisesti.

Taloudenhoitaja lajittelee tositteet pankkitileittäin siten, että ne ovat päivämääräjärjestyksessä tilioteen mukaisesti, kuukauden viimeinen (vanhin) tosite alimmaisena ja ensimmäinen päällimäisenä. Tiliote laitetaan kuukauden päällimmäiseksi.

Mapita tositeaineistot

Pankkitiliotteeseen liittyvät tositteet laitetaan tiliotteen mukaiseen järjestykseen samalla tavalla, vanhin (kuukauden 1pv) alimmaiseksi ja tiliote päälle, sitten seuraavaan kuukaude tiliotteeseen liittyvät jne.

Laita mappiin esim. kassatositteet aikajärjestykseen, vanhin ensin, jolloin se jää alimmaiseksi.

Mikäli tositteesta ei muuten selviä miten se liittyy liiketoimintaan, kirjoita lisäselvitystä (esim. edustuskulut).

Myyntilaskut mapitetaan juoksevaan ja aukottomaan numerojärjestykseen. Jos joku numero puuttuu välistä, liitä sen kohdalle selvitys syystä.

Käytä erilaisten tositelajien välillä välilehtiä (esim. kassatositteet ja pankkitositteet)

Tositeaineiston järjestys on usein yrityskohtaisesti mietittävä, joten jos epäilet, että edellä mainittu ei päde sinun tapauksessasi, keskustele asiasta ensin kanssamme. Lista ei myöskään ole täydellinen ja kaikkia tositelajeja kattava mutta sisältää muutamia perusasioita.

Paperittoman kirjanpidon tositeaineistoon pätevät osittain samat ohjeet mutta luonnollisesti suurin osa edellä mainituista asioista ei koske sähköistä aineistoa. Sähköisen aineiston käsittely riippu paljolti käytettävistä menetelmistä, joten niitä ei toistaiseksi ole enempää selitetty

Taloudenhoitaja merkitsee tositteeseen kirjanpitotilin numeron (katso tilikartasta) jolle/joille vienti ehdotetaan kohdistuvan. Jos tapahtumasta ei ole tositetta, merkitään kirjanpidon tilinnumero tiliotteeseen. Usein on käytössä kustannuspaikkoja (esim. hankkeet, tapahtumat jne.). Mikäli näin on, merkitään tositteeseen tilinumeron lisäksi kustannuspaikan numero.

Mikäli tositelajeja on käytössä (esim. pankki 1, pankki 2, kassa, muistiotositteet, myyntilaskut, ostolaskut jne.) tositteet lajitellaan tositelajeittain alussa kuvatulla tavalla. Eri kuukaudet ja myös tositelajit kannattaa kansiossa erotella välilehdillä, jolloin kansion selaaminen on helpompaa, kun tietyt tositteet löytyvät tietystä kohdasta.

Tositteet toimitetaan kirjanpitäjälle kuukausittain. Jos se ei ole mahdollista toimitaan kuitenkin lain mukaan: Kirjanpitolain 2-4:n pykälän mukaan juokseva kirjanpito saa olla korkeintaan neljä kalenterikuukautta todellisuutta jäljessä: tammikuun tapahtumat pitää kirjata juoksevaan kirjanpitoon viimeistään toukokuussa jne.

Tiliote

Jos tiliotteelta halutaan kirjata tuloja ja menoja, tapahtumiin täytyy kuitenkin liittää tulo- tai menotosite. (Taloushallintoliitto 2011).

Tiliote voi myös itsessään olla tosite, jos tiliotteessa on riittävä selvitys maksutapahtumasta. Esimerkiksi pankin palvelumaksut tai lainan lyhennys voidaan kirjata suoraan tiliotteelta, jos niistä on tiliotteella tarvittavat erittelyt. Kun kirjaus tehdään tiliotteelta, tulostetaan (kirjanpitäjä tulostaa) viennistä tuloste joka liitetään kirjanpitokansioon

Tiliotteelta kirjataan tapahtumat aikajärjestyksessä ja tiliotteeseen merkitään kirjatun tositteen numero tapahtuman kohdalle. Tällä tavalla tiliotteesta löytää tarvittaessa vaivattomasti etsittävän tositteen tiedot.

Harvoin käytössä

Jos asiakkaan kirjanpito tehdään maksuperusteisesti (harvemmin), tositteet järjestellään tiliotteen tapahtumien mukaan. Tiliotteen ensimmäisen tapahtuman tosite on mapissa päällimäisenä ja viimeisen tapahtuman tosite on alimmaisena